Det blir allt vanligare att köpa och betala mot faktura. Genom att göra affärer på detta sätt får kunden sin vara eller service levererad i princip direkt efter att beställning mottagits, och leverans sker alltså innan betalning har erhållits och registrerats hos säljaren. Denna skickar sedan ut en faktura som kunden ska betala inom ett visst antal dagar, så kallade betalningsvillkor. Om fakturan inte betalas innan förfallodagen kan företaget vända sig till ett inkassoföretag och juridiska åtgärder kan vidtas. Det är därför viktigt att komma ihåg att betala alla fakturor inom den givna tidsramen.
Vad är en kreditnota?
En kreditnota är en handling eller ett meddelande som uppmanar till en ändring av den ursprungliga fakturan. Det ska alltid finnas en särskild och mycket tydlig hänvisning till den ursprungliga fakturan, så att det står bortom alla tvivel att detta inte är en ny faktura, utan som sagt en komplettering eller ändring av en redan utställd sådan. Kreditnotan är med andra ord en handling som återspeglar en förändring av en affärshändelse som redan ägt rum. Därför medför kreditnotan i regel att säljaren behöver minska den tidigare redovisade utgående skatten i sin redovisning för den ursprungliga affärshändelsen. Skatteverket kan bistå med mer information gällande hur en kreditnota ska reflekteras på rätt sätt i bokföringen.
En kreditnota utfärdas om säljaren ger en sänkning av priset antingen vid betalning före förfallodagen eller efter att betalning har skett. En kreditnota kan också utfärdas om säljaren ger en prissänkning eller rabatt vid tidpunkten för betalningen, om detta inte tydligt framgår av originalfakturan. All annan kundkreditering berättigar också utställandet av en kreditnota.
Vem kan utfärda en kreditnota?
Alla säljare av en vara eller en tjänst kan utfärda en kreditnota så länge reglerna för kreditnota följs. Den svenska mervärdesskattelagen berättar precis när och hur en kreditnota får och ska användas. Kreditnotan ersätter en tidigare utställd faktura och det är därför viktigt att vara tydlig både i utställandet av fakturan och i bokföringen så att inga missuppfattningar uppstår och kreditnotan tas för en ny faktura.