Kundcase

Stenhus Fastigheter – Smidig integration och juridisk expertis

Stenhus Fastigheter är ett börsnoterat bolag som äger och förvaltar cirka 130 fastigheter med ett sammanlagt värde på över 13 miljarder kronor. Beståndet består främst av kommersiella lokaler, kontor, industri- och logistikanläggningar samt offentliga fastigheter, med fokus på storstadsområden och tillväxtorter. Bolaget arbetar aktivt med förvaltning, utveckling och optimering av befintliga fastigheter samt med potentiella byggrätter inom det nuvarande beståndet.

Vi har pratat med Frida, hyresadministratör på Stenhus Fastigheter. Hennes roll innebär att hon ansvarar för hyresavtal, fakturering och inkommande betalningar – där reskontran är en central del.

Ett behov av förändring

Samarbetet med PS Finance Group startade när Stenhus förvärvade Randviken, ett bolag som redan hade påbörjat en dialog med PS. Eftersom Stenhus inte var helt nöjda med sin tidigare inkassoleverantör tog man tillfället i akt att återuppta kontakten.

– Vi klev in och tog över dialogen som Randviken hade påbörjat med er. Vi var inte helt nöjda med vår tidigare leverantör, så det kändes som ett bra tillfälle att ta ett nytt grepp.

Den tidigare lösningen upplevdes som tungrodd. Kundportalen var svårnavigerad, saknade viktiga funktioner och kommunikationen fastnade i portalen. Kontaktvägarna var begränsade, vilket bromsade processerna förklarar Frida.

När Stenhus fick se PS Finance Groups erbjudande blev skillnaden tydlig. Kombinationen av en lättnavigerad portal, fler kommunikationsvägar och tillgång till relevanta rapporter stod ut.

– Det fanns mycket vi inte visste att vi saknade förrän vi såg vad vi kunde få ut hos er: statistik, listor och uppföljning. Det har gett oss helt andra möjligheter.

När det blir juridiskt mer komplicerat är det så skönt att kunna lyfta luren och prata med någon som verkligen kan det här. Vi känner oss trygga i de rekommendationer vi får.

Smidig uppstart och snabb effekt

Vid ett leverantörsbyte är det vanligt att oroa sig för komplexa övergångar och dubbla system. Frida berättar att oron fanns där, men att uppstarten gick över förväntan.

– Jag var med i hela processen och vi behövde egentligen inte göra särskilt mycket. Vi fyllde i en lista med information, och sedan flöt allt på. Det var förvånansvärt smidigt.

Genom integrationen till PS Finance Groups lösning började Stenhus arbeta mer konsekvent med inkasso, vilket skapade tydligare rutiner och snabbare betalningsflöden.

– Vi har blivit mycket bättre på att jobba aktivt med inkasso nu. Bara det att vi skickar en fil till er, med en knapptryckning, har gjort allt så mycket enklare.

Integrationen mot Vitec, ett affärssystem för fastighetsbranschen, innebär att betalningsinformation hämtas automatiskt. Tidigare behövde Stenhus manuellt meddela när hyresgäster betalat direkt till dem – nu sker det automatiskt.

– Det kändes nästan lyxigt i början. Vi behövde inte längre mejla eller logga in för att meddela betalningar. Det sparar tid och minskar risken för fel.

Trygghet, tillgänglighet och resultat

Med över 100 fastigheter uppstår ibland juridiskt komplexa situationer, allt från konkurser till hyresrättsliga frågor. Tack vare PS jurister och handläggare, som är specialiserade på fastighetsjuridik, har Stenhus alltid någon att bolla med.

– När det blir juridiskt mer komplicerat är det så skönt att kunna lyfta luren och prata med någon som verkligen kan det här. Vi känner oss trygga i de rekommendationer vi får.

En annan viktig del av samarbetet är snabb återkoppling och tillgänglighet. Frida upplever att kommunikationen fungerar effektivt via portal, mejl och telefon – särskilt i mer akuta eller känsliga ärenden.

– Ni är alltid tillgängliga. Det är snarare vi som ibland behöver bli bättre på att svara snabbare. Men ni är alltid snabba med att återkoppla och det uppskattar vi.

Det nära samarbetet har också spillt över på Stenhus interna arbete, där förvaltarna fått tydligare support och vägledning i fastighetsnära frågor. Frida berättar att PS bistått med vägledning, resonemang kring möjliga vägar framåt och en tydlig förklaring av konsekvenserna av olika åtgärder.

– Vi har haft jättebra samtal både kring och utanför befintliga ärenden med er, man känner att ni verkligen kan fastighetsjuridiken och att ni är måna om att hjälpa oss vidare.

Frida berättar vidare att resultatet av samarbetet märks tydligt i vardagen. Flödena har blivit snabbare, processerna tydligare och kontrollen över inkassoärenden har ökat.

– Vi ser att vi får in kanske 80 % av det vi skickar över redan på inkassokravet. Det gör stor skillnad i kassaflödet.

Frida påpekar att hyresgästerna också är människor, och att PS hanterar situationerna på ett respektfullt sätt. Samtidigt har deras egen relation till hyresgästerna blivit enklare att hantera, eftersom PS tar dialogen i rätt skeden, utan att Stenhus förlorar insyn eller kontroll.

– Smidigt, lättillgängligt och tryggt. Vi känner verkligen att ni gör det bästa för oss, men också för våra hyresgäster. Det betyder mycket.

Några avslutande ord

När Frida får frågan om hon skulle rekommendera PS Finance Group till andra fastighetsbolag är svaret tydligt:

– Absolut, det skulle jag göra!

Stort tack till Frida på Stenhus Fastigheter för intervjun. Följ oss på LinkedIn och Instagram för fler kundcase, branschinsikter och nyheter från PS Finance Group.